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Opção: Lançar Pagamentos, 2ª Via e Estornos
Finalidade:
Dar baixa nos pagamentos efetuados das mensalidades; emitir 2ª via das guias quando houver extravio ou modificação nos valores/data de vencimento; e registrar os estornos quando houver a necessidade de restituir uma quantia paga a mais.
Para que o registro da cobrança apareça no formulário de Lançamento dos Pagamentos é necessário que tenha sido emitida a Guia de Pagamento, direcionando para:
Áreas do formulário
O formulário apresenta 4 áreas distintas, assinaladas na figura.
Área 1 - Baixa do pagamento e Emissão de 2ª Via
Área 2 - Navegação nos alunos, pesquisa e situação dos pagamentos
Área 3 - Navegação nas Guias de Pagamento do aluno selecionado.
Área 4 - Totais da Guia de Pagamento
Quando o formulário é aberto ele mostra os dados das Guias de Pagamento emitidas, a começar pela última cota (mensalidade) e em ordem crescente de matrícula.
Para a baixa dos pagamentos, assume-se que o operador tenha uma listagem com os pagamentos efetuados. Essa listagem pode ser um extrato da conta bancária do estabelecimento. No extrato bancário o pagamento do aluno é reconhecido pelo nº do documento, que geralmente igual ao conteúdo do campo "Nosso Número" do boleto. O final do nº é uma composição do ano (AA), do mes (MM), do nº da matrícula (9999) e do nº da via (99). No exemplo abaixo, o ano é 2008, o mês a que se refere o pagamento é 12 (dezembro), a matrícula do aluno é 0149 e a via é 01.
Obs: Há um módulo opcional de baixa automática dos pagamentos, que é feita através do extrato bancário visualizado na Internet, que dispensa a entrada manual do pagamento executada por este módulo.
1) Pressione o botão Iniciar Lote.
A legenda do botão mudará automaticamente de Iniciar Lote para Lançamento e será mostrado o formulário abaixo.
Data - Data do(s) pagamento(s). O campo já vem preenchido com a data atual. Se não for esta, coloque a correta.
Total do lote - Valor total dos pagamentos efetuados. Este campo visa propiciar ao operador um meio de conferir os valores digitados. Caso não saiba o valor total das guias que vai dar baixa, deixe em branco. No final do processo você terá o total do lote.
Se você preencher o campo Total do lote com um valor, este valor aparecerá no formulário de lançamento, no campo Total do lote. Ao final do processo você poderá comparar com o valor do campo Total atual, que contem o total das guias processadas.
Pressione o botão OK para prosseguir ou o botão Cancelar, para cancelar o lançamento dos pagamentos.
2) Identificação da Parcela (mês) e da Matrícula.
Digite o nº da parcela (que corresponde ao nr do mês) e a matrícula do aluno.
A medida que vão sendo digitados os dígitos da matricula é apresentada uma lista de sugestões. O operador digitar toda a matrícula ou pode através da tecla "seta abaixo" selecionar a matrícula desejada na lista suspensa e pressionar Enter. Pode também clicar 2 vezes na matrícula desejada. Pressione o botão Prosseguir. Caso desista de dar baixa na parcela digitada, pressione o botão Fechar o Lote.
3) Formulário Tipo do pagamento.
Digite no campo Tipo de pagamento o tipo de pagamento efetuado pelo aluno, ou clique na linha desejada da listagem.
Se estiver fazendo os lançamentos baseado no extrato do banco, selecione o tipo de acordo com o valor do pagemento que foi efetuado. Os valores referentes à parcela estão listados ao lado das linhas Normal, Multa e Desconto. Pressione o botão Ok para confirmar. O tipo 5 é usado quando o pagamento efetuado for a maior.
Ao ser fechado o formulário, os campos Total atual e Nº de lançamentos serão atualizados automaticamente.
4) Fechar lote
Pressione o botão Lançamento enquanto houver pagamentos para dar a baixa.
Ao terminar de entrar com as guias quitadas, pressione o botão Fechar Lote.
Será mostrado o formulário de fechamento do lote com as totalizações.
Botão Encerrar - para encerrar o lote.
Botão Cancelar Fechamento - retorna ao ciclo de lançamento de pagamentos, para o caso de ainda ter algum pagamento para processar.
O pagamento será desconsiderado e os campos Data (do pagamento) e Total pago ficarão em branco.
Os dados do pagamento e o nome do operador ficarão registrados no Histórico de Lançamentos de Pagamentos Cancelados.
A 2ªVia só pode ser emitida se o pagamento ainda não foi lançado.
Permitem navegar nos pagamentos dos alunos
Ao ser pressionado abre o diálogo Visão Geral com as matrículas, nomes e turmas dos alunos. Você pode percorrer os registros e selecionar o desejado. Pressione o botão Fechar (figura da porta), pressione Esc ou clique no formulario principal para voltar e visualizar os dados sobre o aluno escolhido.
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Permitem a pesquisa pelos respectivos campos. Posicione o mouse em cima da legenda desejada e clique com o botão esquerdo. O campo correspondente será liberado para a entrada dos dados da pesquisa.
O motivo desconto é o código da bolsa de estudo constante no Cad Auxiliar, Bolsas e Descontos.
Siglas dos meses e código do pagamento efetuado. Colocando o mouse sobre a legenda é mostrada uma ajuda com os códigos dos pagamentos e a descrição do significado.
Utilize para navegar nas mensalidades do aluno selecionado.
Quando a caixa Todos está marcada, mostra todas as mensalidades dos alunos. Desmarcada, permite que seja definido um período e filtra as mensalidades para que sejam mostradas apenas as compreendidas no período digitado. O ano deve ser o mesmo do campo Ano de Referência. Se colocar diferente, o programa emite uma mensagem e coloca o ano igual ao de Referência automaticamente.
Mostra os anos em que existem lançamentos de pagamentos. Selecione um ano para filtrar os registros de modo que sejam mostrados apenas os registros daquele ano. Se um Período foi estabelecido (De, Até) o ano das datas De e Até serão automaticamente alterados para o mesmo ano do campo Ano de Referência.
Mostra o Total Normal, com multa e com desconto. No campo Total pago é mostrado o valor pago e a descrição do tipo de pagamento (Normal, com multa, com desconto...)
Data em que o pagamento foi efetuado.
Número de referência (Nota Fiscal) e Via (1 = 1ªVia, 2 = 2ªVia)
O botão aciona o Relatório com o Histórico dos Lançamentos que foram cancelados.
Periodicamente esse Histórico deve ser limpo, através do menu Supervisor, Limpar histórico de lançamentos de pgtos cancelados, após a certificação de que todos os cancelamentos foram legítimos.
